מדריך מפורט לבניית מערכת שעות שלב 1 - הכנת סדין

בנית מסד הנתונים לשיבוץ מערכת שעות הינה שלב חשוב ביותר. קיצור דרך או חוסר דיוק יובילו לעבודה מאומצת יותר ובסופו של דבר גם למערכת פחות איכותית בשיבוץ ידני ולחוסר יכולת לעבוד בצורה טובה בבנייה מערכת בופן אוטומטי. 

שיתוף ב facebook
שיתוף ב whatsapp

מאת: עודד בלאום - 10 למאי 2020​

הכנסת סדין, נצלול ישר פנימה

עקרון מנחה בהכנת סדין הוא סדר ! מערכות שיבוץ מתקדמות יודעות להזהיר אתכם ולתת לכם כלים ואינדיקציות כאשר יש חוסר התאמות – חשוב שתכירו את הכלים האלו ואם אתם עובדים עם משבץ מקצועי, אני מציע שתתנו לו או לה להוביל לפי הסדר שהוא עובד בו. בדרך כלל זה ישרת אתכם טוב. 

הכנסת מורים למערכת. מתבצעת בדרך כלל בתהליך יבוא כלשהו. בנוסף לשם המורה יש להזין את לוז העבודה שלה ואת תקן השעות.

הזנת לוז שעות העבודה של המורה.

כמה נקודות רגישות: בנוגע ליום החופש של המורה. אם אין אילוץ מובהק ליום החופשי, כדאי לשמור על אפשרויות פתוחות. זה לא חייב להיות מול כל המורים, אבל קחו כל דרגת חופש שנותנים לכם. יש הבדל משמעותי אם מגדירים למורה כלשהו שהוא ביום ג ביום חופשי או ג או ד או ה. ככל שתגדילו את החופש בנושא הזה, תשפרו את היכולת שלכם לבנות את המערכת שאתם רוצים. לא לחפף במקרה זה. מורה שמגיע ואומר שהוא לא יכול לעבוד ביום ג, לברר למה. ואם זה לא דרישה הכרחית, אז כדאי לקחת עוד יום או יומיים אופציונאליים ליום החופשי. 

אותו דבר למורים שעובדים במשררה חלקית. לדוגמה מורה שעובד יום אחד בלבד, נסו לשמור על דרגות חופש איזה יום זה יהיה שתוכלו אתם להחליט מתי כדי וטוב למערכת.  

אני יודע שזה יותר קל להגיד מלבצע. אבל זה חשוב מאוד גם לשיבוץ איכותי וטוב וגם לתהליך יותר בריא. מספיק פעמים ראיתי מנהלות שצריכות להתקשר למורים ולשכנע אותם שאי אפשר לתת להם את היום שבחרו. זה לא נעים להנהלה ולא למורים ובודאי שמעכב ומסרבל את תהליך השיבוץ במיוחד שהרבה פעמים הטלפון מגיע לאחר ניסיונות רבים ופשרות כואבות בניסיונות לפתור את המערכת גם עם האילוץ הזה. 

בשיבוץ אוטומטי זה עובד קצת אחרת – כאן היתרון גדול עוד יותר כיוון שאם תגדירו למערכת שהמורה רחל יכולה להיות ביום חופשי ג' או ד' המערכת תבחר עבורכם את היום החופשי שעונה הכי טוב על שאר הצרכים של המערכת, כפי שהגדרתם. 

הזנת תקנים למורים

זהו נתון די טכני ופשוט אבל לא כדאי לותר עליו כיוון שאחרי זה הוא יוכל לתת לכם התראות כאשר למורה כלשהו יש חוסר או עודף שעות בהיקף הפעילויות שלו. אז מאוד כדאי שיהיה תקן לכל מורה בשעות רגילות, שהיה, פרטני ותפקיד.  שעות אלו הן גם אינדקס עבור המשבץ לדעת כמה שעות המורה נמצאת בבית הספר וכמה מקום יש להשאיר לשעות אלו. 

מידע היקפי נוסף כגון מיילים יכול לסייע לעתים, למשל אם המערכת יודעת לשלוח למורה את המערכת האישית שלו במייל בסיום השיבוץ.

לאחר שהמורים הוזנו, יש להזין את המקצועות שבית ספר משתמש, סוגי שיעורי

הזנת הכיתות ושעות הפעילות של הכיתות

לכיתות יש לוז כמובן – מספר שעות הלימוד בשבוע.

לעיתים הלוז הזה ידוע בצורה מדויקת כולל שעת הסיום בכל יום, ולעתים הוא יותר חופשי. האם כדאי לסגור את הלוז בצורה מלאה גם כאשר לא ידוע בודאות מתי מסיימים באותו יום תלוי במערכת השיבוץ שעובדים בה. בכל אופן צריכים להיות ערים לנושא הזה. יש לעיתים אילוצים חיצוניים לשעות הסיום כמו ימי תנועות נוער או פעילות אחרת בשעות אחר הצהריים. כדאי לברר ולדייק.

הזנת פעילויות לכיתות

 בשלב זה נכנס לסדין הכיתות ונזין פעילויות לכיתות. 

שלב זה אינו מורכב מבחינה טכנית אולם הוא כרוך לעיתים בהחלטות באיזה אופן להזין שעה מסוימת. בתור כלל אצבע, אניחושב שתמיד צריך לנסות לשקף את המציאות בבית הספר על ידי בחירה בסוג הפעילות הנכונה. ניתן דוגמאות להלן. 

חשוב שלא להזין עדיין את המורים בפעילויות האלו אלה רק מה הכיתה לומדת: מקצוע ומספר שעות. הסיבה היא שכאשר מכניסים מורים לנתונים האלו יש עוד מרכיב שמסבך את הדברים, כיוון שאצל המורים, רשימת הפעילויות היא הרבה יותר גמישה. לכן בשלב זה אנו מעוניינים ליצור בהירות ויציבות בנוגע לפעילויות הכיתות. בדרך כלל כיתות רגילות באותה שכבה, לומדות אותו הדבר, ולכן ניתן להזין את המידע בקלות לכל השכבה ביחד. 

שלב זה, אם מבוצע היטב, מכניס אותנו עמוק לסדין אך בצורה יציבה כיוון שמעכשיו לא ניצור עוד פעילויות לכיתות, אלה רק נשייך מורים לפעילויות האלו. 

יש מספר נקודות שצריך לשים אליהם לב: 
שעת רוחב – זוהי שעה שמוגדרת לכיתה אך היא במקביל לשעה אחרת. לא בטוח שידוע מול איזו שעה היא תהיה.  למשל מורה שלוקחת חלק מתלמידי הכיתה להעשרה בחשבון אבל לא בטוח מול איזה שיעור. הרישום באופן זה מביטיח שאנו יודעים שלכיתה יש פעילות כזו אך היא לא קבועה ולכן גם לא מוגבלת עדיין מול איזה פעילות אחרת.   

אשכול – אלו פעילויות שמבוצעות יחד באותו הזמן. למשל כיתה שמתפצלת לאמנות ומחול. מורה אחת לוקחת חצי כיתה לאמנות ומורה שניה למחול. דוגמה טובה לשימוש באשכולות היא הקבצות. למשל במתמטיקה. ניצור פעילות הכוללת את כלל הכיתות בהקבצה, במספר השעות של 3 יח' לימוד. וניצור עוד 2 פעילות דומות עבור 4 ו 5 יח' , כל אחת עם מספר השעות המתאים לה, ואז נאגד את הפעיליות לאשכול. המשמעות היא שהקבוצות לומדות במקביל כך שתלמידי הכיתות מתחלקים בין הקבוצות. (כל קבוצה לומדת את מספר השעות הנכון לה) 

פעילויות שכיתות מבצעות יחד – יש לשים לב לפעילויות שכיתות מבצעות יחד ולרושם אותם בצורה נכונה. לרב מדובר על אשכול המאגר מספר פעילויות (קבוצות לימוד)  כאשר כל מורה משויך לפעילות. (ראו דומגה לעיל) 

פעילויות שמורים מבצעים יחד – לעיתים 2 מורים נמצאים בפעילות אחת בכיתה. אפשר להציג זאת כשעת רוחב אולם לעיתים אין צורך בסרבות ואפשר פשוט להגדיר את הפעילות הזו עם 2 מורים. זה מתאים כאר הפעילות הזו ודאית ל 2 המורים האלו. יש לשים לב שזו לא קבוצת לימוד תקינה כל כך. במערכות ניהול פדגוגי שני מורים בקבוצת לימוד זה לא כל כך בריא. לעניין השיבוץ, אם זה עוזר ומפשט את הנושא, אפשרי. 

בדיקה ראשונה – לאחר סיום הזנת סדין ראשונית (עדיין ללא המורים) ממליץ לבצע בדיקה רוחבית (בדיקת השוואות של כיתות) לראות שהכל תקין. לא אמור לקחת יותר מידי זמן ושווה את הבטחון שעובדים עם סדין תקין (ובודאי את מציאת הטעות אם אכן נפלה) 

סקולי מאפשרת שיבוץ מערכת במספר דרכים. בחרו את התכנית שמתאימה עבורכם

  • שבצו בעצמכם במערכת סקולי כולל השתתפות בקורס אינטרנטי לבניית מערכת שעות. השירות משולם על ידי משרד החינוך
  • עבדו עם משבץ של סקולי לבניית המערכת - השירות הינו בעלות מספר ימי השיבוץ

עכשיו מגיע השלב שמגדירים את המורים לקבוצות הלימוד (לפעילויות) 

זהו שלב רגיש יותר וחשוב לא לעשות בו שינויים בפעילויות של הכיתות שמשמשות לנו כעוגן. 

לעיתים צריך לפצל שעות של קבוצת לימוד בגלל שני מורים שונים שילמדו את המקצוע, חשוב לעשות זאת בזהירות ובריכוז שלא לעשות טעויות. 

בשלב זה לא יוצרים פעילויות חדשות לכיתות אלה רק משייכים את המורים אליהם (לא יוצרים קבוצות לימוד חדשות אלה משייכים מורים לקבוצות הלימוד שיצרנו) 

נקודות לתשומת לב: 

  • תקנים של המורים – יש לשים לב שהפעילויות של המורה מתאימות לתקנים שלהם. במרבית התכנות יש חיווי מאוד ברור לנושא הזה וכדאי להיות במעקב. בנושא הזה, צריך לשים לב גם לסוג התקן: שעות רגילות, שעות פרטני שהייה וכו'.  לעיתים יש פעילות מיוחדת שלא בטוח לאיזה תקן לשייך אותה וצריך לשים לזה לב. 
  • שעות פרטי ושהיה של המורים.

לאחר שלב זה – חשוב מאוד לבצע בדיקה יסודית של כל הסדין.  זוהי בדיקה חשובה שכן לאחריה מתחיל השיבוץ עצמו. המלצה שלי היא בדיקת רוחבית של שכבות כיוון שטעות באחת הכיתות בשכבה תהיה בולטת בדרך כלל ותקל על זיהוי שגיאות הקלדה או טעויות אחרות.  

כדאי לבדוק את הכיתות וכדאי לבדוק את המורים. 

לכל מערכת לבניית מערכת שעות יש גם בדיקות אוטומטיות עם הצפת שגיאות או התראות, חשוב להכיר את המנגנונים האלו ולוודא שאין שגיאות שדורשות טיפול לפי התחלת קביעת הלוז של הפעילויות.  

הגדרות כלליות כניסה למערכת