קביעת לוח הזמנים - שלב 1

התחלת קביעת לוח הזמנים של המערכת, דף נקי. איפה מתחילים ? מה קובעים קודם ? אכן שאלה טובה. 

למרבית המערכות יש "שכל" שמציע לכם מה כדאי לכם לשבץ עכשיו, לפי חישוב כזה או אחר של המערכת. לרוב, מדובר בחשבון כלשהו על דרגות החופש של הפעילות. לדוגמה: אם יש פעילות שמשתתפים בה הרבה מורים וכיתות, לוח הזמנים של הפעילות הזו הוא לא גמיש ולכן כדאי לקבוע את הפעילות הזו במערכת לפני שיעור רגיל של כיתה. 

אז בתור התחלה אני כן מציע "להתייעץ" עם מערכת השיבוץ שאתם עובדים איתה. היא לוקחת בחשבון את כלל הפעילויות וחוסכת מכם את המאמץ לזכור את כל התמונה. חשוב לזכור שהרבה פעמים לא משבצים את כל הפעילות אלה רק חלק ממנה, ואז עוברים לפעילות אחרת, וחוזרים. 

ובכל זאת, בואו נסקור קצת דוגמאות למה כדאי לקחת בחשבון בהתחלת קביעת לוח הזמנים של המערכת

ישיבות צוות – כפי שציינו, ישיבות צוות מסוגים שונים הם צורך חשוב של בית הספר כארגון וכדאי לנסות לקיים אותן בנוכחות מלאה ככל האפשר. כיוון שמעורבים בהן מספר מורים (אני פחות מדבר על ישיבות של 2-3 מורים שהן יותר גמישות, אלה ישיבות שכבתיות ומעלה מבחינת נוכחות) כדאי להבין מתי ניתן לקיים אותם ובהרבה מקרים אף לקבוע אותן כבר בשלב זה בלוז.  משתי סיבות עיקריות: א. הרבה בתי ספר מקיימים פגישות מסוימות ביום ושעה ידועים (דוגמה מובהקת היא ישיבת מליאה שברוב בתי ספר נקבעת למועד קבוע ) וניתן לשבץ ולקבע אותה.  ב. כאשר מעורבים הרבה מורים, ככל שנתקדם בשיבוץ הלוז של המורים יהיה פחות ופחות זמין ואנו יכולים למצוא את עצמנו בלי יכולת לשבץ בכלל את ישיבת הצוות הרצויה. לפנות לוז לישיבה הו לאחר שיש כבר שיבוץ זו משימה לא נעימה בלשון המעטה. למעשה היא הורסת את איכות השיבוץ שהושג. 

אני חייב במאמר מוסגר לומר פה שקביעת לוז קבוע לישיבות האלו היא דוגמה מובהקת לפשרות שעושים בשיבוץ ידני – בשלב מוקדם כל כך, קשה עד בלתי אפשרי לדעת האם ישיבה מסוימת כדאית בשעה ראשונה או שניה (לדוגמה) אך המשבץ נאלץ לבחור. את תוצאות הבחירה הזו הוא אינו יודע וגם לא יכול לדעת בשלב מאוחר יותר. מנגד, בשיבוץ אוטומטי, אין צורך לקבוע את הלוז המדויק לפגישה. המחשב יחשב לנו את הלוז הטוב ביותר לפגישה הזו.  

הקבצות ואשכולות – עדיין בפעילויות רבות משתתפים, דוגמה נוספת היא הקבצות. לא רק שהיא מרובת מורים וכיתות, לעיתים זו גם פעילות שנחשבת מרכזית בבית הספר וקביעת לוז איכותי עבורה היא אבן יסוד במערכת. לדוגמה, לימודי מתמטיקה ואנגלית בהרבה מהתיכונים נחשבים לאבן מרכזית בשיבוץ. וכאשר רוצים לשבץ את מערכת הכיתות, מתחילים בקביעת הלוז של פעילויות. 

מורים במשרה חלקית מאוד או פעילויות חוץ בית ספריות –  ברב בתי הספר מועסקים מורים שמלמדים בצורה מאוד חלקית. למשל יום בשבוע במשך כמה שעות. דרגת החופש של המורים האלו הרבה פעמים מועטה מאוד. אם מדובר על יום ושעות קבועים, הרי שאם נקבע פעילות אחרת בכיתות בשעות האלו, לא נוכל לשבץ אותם בצורה מלאה ולא נוכל להשלים את המערכת. לכן חשוב לשים לב לפעילות שלהם

יום חופשי של מחנכות\מחנכים (בבתי ספר יסודיים בלבד)

אחד המוקשים בשיבוץ בית ספר יסודי הוא העובדה שהמחנכת מלמדת את רב השעות של הכיתה (בודאי בכיתות א-ב) וביום שהיא בחופש, צריך שמעט המורים המקצועיים שמלמדים את הכיתה יהיו זמינים.  אם מייד אתם רואים כיתה שחסר לה צוות מקצועי זמין ביום חופש של מחנכת, הרי יש פה בעיה ברורה וצריך לשוחח על כך עם הנהלת בית הספר. 

בדרך כלל הבעיה מורכבת יותר, כיוון שאותם מורים מקצועיים מלמדים בכיתות רבות בבית הספר. כלומר כל כיתה "מתחרה" על השעות שלהם עם שכנתה.  ולכן, בשלב ראשון אתם יכולים לראות שיש לכם צוות מספיק לכיסוי היום החופשי של המחנכת, אבל לאחר שתשמשו בו, לכיתה אחרת לא ישאר צוות וכך הלאה. 

הדרך הנכונה ליעל את המצב הזה הוא לפזר את ימי החופש של המורים בצורה שקולה ככל האפשר.