אין ספק שניסיון בשיבוץ, כמו בהרבה דברים, הוא יתרון גדול לטיב השיבוץ הסופי שמקבלים. חשוב גם לזכור ששביעות הרצון של מנהלת בית הספר מהשיבוץ הוא גם פונקציה של הבנה שלה מה אפשר או  אי אפשר לעשות במסגרת האילוצים של בית הספר, כלומר – הנהלת בית הספר צריכה לסמוך על המשבץ (או משבצת כמובן) אולם בשיבוץ יש גם נושאים אחרים רלוונטיים שבהם משבצים טירונים טועים שוב ושוב. אז הנה טיפים של זקנים לצעירים…ממני אליכם: 

1. אל תתערבו בשיקולים הפנימיים של בית הספר – זה נושא מורכב והוא אכן ממשי. צריך לזכור שמערכת שעות קובעת את לוז ובמובן מסוים את טיב העבודה של צוות בית הספר. וזהו מקום עבודה, הם יצטרכו לחיות עם ההחלטות האלו כל השנה. משבץ חיצוני לא מכיר ולא יכול להכיר את הנושאים האלו, הוא צריך לסמוך על ההנהלה שתדע באיזה נושאים אפשר להתגמש ובאיזה לא. כמובן שהמשבץ צריך להיות הצד המקצועי ולהבהיר כאשר יש תנאים ואילוצים שפוגעים בטיב השיבוץ. דוגמאות לא חסרות. למשל: מחנכת בבית ספר יסודי (נניח בשכבה ב) שמבקשת ללכת מוקדם (נניח אחרי שעה 4) ביום מסוים שהוא לא היום החופשי שלה. אין ספק שזהו גורם המשפיע לרעה על טיב השיבוץ שיתקבל. 
2. אל תהיו שאננים – אל תבטיחו סתם. שיבוץ הוא אתגר רציני. גם בית ספר קטן יכול להיות מאוד קשה לשיבוץ. גם מטרה שנראית לכם ישימה בקלות עלולה לצפון מוקשים ובעיות בלתי צפויות. תמיד אנחנו רוצים לעזור, ולהרגיע, לתת שירות טוב ולענות על הצרכים של המנהלת שעובדת בסמוך לנו. יחד עם זאת, בניית המערכת היא עבודה במסגרת אילוצים קשים וקשה לראות 10-20 מהלכים קדימה. היו זהירים במה שאתם מבטיחים שניתן לקיים. 
3. אל תותרו על שלב הבדיקות – הכי מעצבן לסיים שיבוץ ולהבין שיש בעיה בנתונים. לאחר שמסיימים את הסדין, תמיד יש נטיה לטוס קדימה ולהריץ את השיבוץ. עבדתם זהיר מאוד, שמתם לב שלא טעיתם. המנהלת היתה מסודרת ולא שנתה הרבה את הנתונים, מצוין !  אבל אל תותרו על בדיקה של כלל הסדין לפי התחלת שיבוץ. יותר מזה, תתעקשו שהנהלת בית הספר תעבור על הנתונים בעצמם ותראה את הכל. הרי יתכן שהמנהלת שגתה בנתונים שהנתנה לכם. כדאי מאוד גם שתנקטו בטקטיקת השוואת נתונים לצורך מציאה יעילה של שגיאות בסדין  – עושים את זה בצורה פשוטה – לא מסתכלים כיתה כיתה אלה מסתכלים על שכבה שכבה. הנתונים בין הכיתות של אותה שכבה דומים (לכיתות רגילות) ולכן אם יש טעות היא ישר תקפוץ לכם בעינים.  לא כל חריגה היא טעות כמובן, אבל יהיה לכם קל לראות חריגות ולודא שהן נכונות ולא טעות. 
4. וודאו שיש לכם גרסאות שמורות. במערכות המתקדמות יותר השמירה היא אוטומטית וזה חשוב, במערכות פשוטות יותר או קבצים לא יעודיים, בצעו שמירה של מה שאתם עושים. מי מאיתנו לא חווה בחיו אי שמירה של מידע במחשב. זה מאוד מעצבן. אבל כאשר מדובר על שעות עבודה מאומצות שלכם ושל הלקוח שלכם, זה כבר נזק אמיתי. יש מחשבים של בית הספר שכאשר הם נכבים, הם מוחקים את כל המידע שנשמר בהם. שימו לב שאתם לא עובדים על אחד כזה. היום יש גוגל דרייב או כלי ענן שאתם יכולים לשמור שם. המערכות המתקדמות (וסקולי כמובן) שומרים את המידע אוטומטית בענן ואין חשש בנושא הזה. 
5. אל תנסו לממש הכל ! שיבוץ הוא משא ומתן של צרכים ורצונות. אי אפשר לענות על כל דבר. יש דברים חשובים ויש דברים חשובים פחות. נסו להבין מה חשוב ולרצות את הצרכים האלו. אל תרדפו אחרי כל גחמה קטנה, יש מחיר. זו טעות קלאסית של משבצים חדשים ודוקא המוכשרים מבינהם והרציניים ביותר. סיימת שיבוץ, מנהלת בית הספר עוברת על המערכת ומציינת מספר נקודות ש "אם אםשר אז יהיה ממש יופי "  ואז מנסים… הבעיה היא שלכל פעולה שמבצעים בשיבוץ, יש השלכות ובדרך כלל מחיר. ואז מה שקורה הוא שמתחילים לפגוע בדברים החשובים שהשגנו קודם. ולכן חשוב מאוד להפריד בין חשוב ללא חשוב. את החשוב צריך להשיג. את הלא חשוב, אפשר לבדוק אם ניתן אבל לא להפוך את העולם בשביל לממש.  

עד כאן…

יש כמובן עוד המון עיצות והנחיות שקשורות לשיבוץ עצמו. יכולים לחדד, לתקן או להציע הצעות נוספות. 

שיבוץ נעים ! (-*