מדריך לבניית מערכת שעות לבית ספר
בין אם אתם מתכננים לזמן משבץ שיבצע עבורכם את הרכבת מערכת השעות ובין אם אתם מתכוונים לבנות את המערכת לבד. ניתן ללמוד במדריך את זה את השלבים בתהליך השיבוץ ונקודות חשובות בדרך לשיבוץ איכותי.
דף זה הוא המבוא למדריך. כאן נתאר באופן כללי את השלבים השונים בדרך אל מערכת השעות הנכספת. תוכול לקרוא ולקבל מושג על הנושאים שאני מדבר עליהם בהמשך בפירוט רב יותר.
מוזמנים לראות את הדור החדש של מערכות שיבוץ ! מערכת שעובדת בשבילך !
מעוניינים לקבוע תאריך עם משבץ מקצועי, איכותי ויעיל ?
מאת: עודד בלאום - 6 למאי 2020
הרבה מילים כבר נכתבו בעניין המורכבות בבניית מערכת שעות לבתי ספר (או שיבוץ כפי שמקובל להגיד בתחום) והדרכתי לא מעט משבצים (וגם מנהלות ומנהלים של בתי ספר ) בשנים האחרונות. קשה מאוד לשקף את המורכבות בשיבוץ עד שממש עושים את זה.
- נתונים ראשונים – תקנים, כיתות, מורים ולוחות זמנים. לפי מספר התלמידים בבית הספר ועוד פרמטרים שונים וסבוכים נגזרים התקנים של בית הספר, הכיתות והמורים. כמה שעות מתוקצבות על ידי משרד החינוך ותקצובים שונים. כמה שעות יוגדרו לכל כיתה ומורה. גם ככה הנושא מורכב, אולם מורכבות נוספת נגזרת מאי ודאות בנוגע לזהות המורים (בשלב המערכת בדרך כלל לא כל המורים ידועים) ומספר הכיתות.
- קביעת לוז לכיתות ולמורים. כאן מעורב נושא רגיש ומוכר של ימי החופש של המורים. הבעיה מורכבת מאוד כיוון שקביעת ימי החופש של המורים הוא נושא מרכזי באיכות המערכת שבית הספר יוכל להרכיב. ההמלצה היא לא להבטיח ימי חופש עד כמה שניתן ולהשאיר את האשריות האלו פתוחות ככל הניתן.
- מה כל כיתה לומדת וכמה שעות – בשלב זה צריך להגדיר את הפעילויות של כל כיתה. רב המנהלות יודעות בדרך כלל 90% פלוס של הנתונים בצורה די יציבה כבר בהתחלת השיבוץ. זהו נתון די יציב. כדאי ומומלץ לטפל ולעדכן כמה שיותר מדויק כי הנושא הזה הוא עוגן. שימו לב שלא קובעים עדיין בשלב זה איזה מורה מלמד בכל פעילות (לא משייך עדיין את המורים לקבוצות הלימוד)
- שיוך המורים לפעילויות השונות בכיתות (שיוך מורים לקבוצות לימוד) – זהו שלב די גמיש שיש בו דרגות חופש ומשחק. לדוגמה: או לילך או מרים יכולות ללמד אנגלית בכיתות ז-ח, כמעט ללא העדפה. אני מפריד את השלב הזה בכוונה מהשלב הקודם שהוא הרבה יותר נוקשה וברור. פירוט בהמשך. בשלב זה צריך לענות על הצרכים הפדגוגיים הרצויים להנהלה יחד עם התקנים הנכונים עבור כל מורה. (ספויילר – בהמשך נדון האם שווה לבנות מערכת שעות באקסל או בתכנה ייעודית, לאור מה שאני כותב פה, תנחשו דעתי (-* )
- שלב סיום בניית מסד הנתונים – בדיקות בדיקות ושוב בדיקות. תדמיינו שאתם עובדים על בניית מערכת השעות של בית הספר שעות (שזה לוקח הרבה הרבה שעות) וסוף סוף סיימתם, ואז אתם מגלים שבכלל שיבצתם את שרה ביום ב' והיא בכלל כתבה שביום ב' היא בלימודים. אוי אוי אוי. לא נעים. ממש לא. אז שלב הבדיקות הוא מאוד חשוב. ברב המערכות הייעודיות לבניית מערכת שעות ישנם אמצעים לבקרה מסוימת על הנתונים. נפרט בהמשך. (ושוב, עוד סיבה למה לא לעבוד עם אקסל)
- קביעת אילוצים והעדפות פדגוגיות. שלב זה רלוונטי רק למי שבונה מערכת בכלי יעודי כמו סקולי. זהו שלב שבו מגדירים למשל שרוצים שיעורים כפולים במדעים או שרוצים שמחנכים יראו את הכיתה בשעה ראשונה מתי שאפשר וכו'. סקולי היא מערכת ייחודית במובן הזה שהיא יכולה לקבל העדפות ושיקולים פדגוגיים מתקדמים שמערכות אחרות לא יכולות.
- התחלת השיבוץ – בשלב זה קובעים מתי מתקיים כל שיעור בבית הספר. למשל שרה מלמדת את כיתה ו1 אנגלית ביום ה בשעה 3., תמיר מלמד מדעים את כיתה ד2 ביום א שעה ראשונה. וכל. למעשה שמסיימים שלב זה…כמעט סיימנו את המערכת. (בדרך כלל מרידים בין שיבוץ שעות הכיתות שמבצוע בשלב זה לבין החלטות של שעות פרטניות, שהייה ותפקיד של המורים. כמובן שיש קורולציה אבל יש עוד עבודה קטנה לסדר את שעות של המורים. כאן למעשה יש התפצלות משמעותית בין השיבוץ האוטומטי לשיבוץ ידני. בשיבוץ האוטומטי למעשה אתם עוברים ישר לבחון איכותית את השיבוץ שיקבלתם. (מעוניינים להבין איך הקסם הזה עובד. צרו איתנו קשר ונסביר)
- פיניש – בדיקה של כל המערכות, שעות תפקיד ושהיה של המורים, שיוך לפרטני ושאר ירקות.
וזהו. קלי קלות !
אה….בדיוק הגיעה דינה ואמרה שהמורה לאמנות עזבה כי הם יוצאים לשליחות באמריקה, והמורה שמחליפה אותה לא יכולה לעבוד ביום א',ב',ג,ה'…אז בבקשה לשנות בהתאם.
לא !!!!!!!!!!! וככה זה כל שנה (-;
עכשיו ברצינות… נסקור את השלב השונים ונדבר על דגשים ומה כדאי ומה אסור לעשות בשיבוץ.